Przedsiębiorcy coraz częściej i coraz chętniej korzystają z dotacji oferowanych w ramach różnych programów pomocowych finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Uzyskanie takiej dotacji wiąże się z koniecznością opracowania stosownego wniosku i dokumentacji wymaganej przez instytucje rozdzielające tę pomoc. Ponieważ rzadko który przedsiębiorca jest w stanie uporać się tą dokumentacją samodzielnie, w celu jej sporządzenia korzysta z usług wyspecjalizowanych firm doradczych. To z kolei pociąga za sobą potrzebę ponoszenia określonych wydatków. Czy można nimi obciążać koszty podatkowe?
 

Dlaczego nie?

Do niedawna organy podatkowe upierały się, że wydatki na opracowanie dokumentacji oraz wniosku o dotację unijną nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Argumentacja przemawiająca za brakiem możliwości rozliczenia ich w kosztach była różna.

Wnioski o dotację składają zazwyczaj przedsiębiorcy chcący pozyskać środki finansowe na realizację zadań inwestycyjnych. W niektórych interpretacjach organy podatkowe wyłączając omawiane wydatki z kosztów twierdziły, że wydatki te mają w istocie charakter inwestycyjny, a ich poniesienie ma na celu wytworzenie nowego lub ulepszenie istniejącego środka trwałego. Ich zdaniem wydatki te powinny składać się na wartość początkową powstałego w przyszłości środka trwałego lub jako ulepszenie wartość tę podwyższać. Stąd w świetle art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b)-c) ustawy o pdof wydatki związane ze sporządzeniem wniosku o dotację nie podlegały rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodu bezpośrednio. Tak uznał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 6 sierpnia 2008 r., nr IBPB1/415-385/08/KB.

W innych przypadkach organy podatkowe traktowały omawiane wydatki jako bezpośrednio związane z pozyskaniem środków finansowych, które są wolne od podatku - w przypadku osób fizycznych - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof, a w przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych - odpowiednio na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdop. Z tego względu, zdaniem organów podatkowych, jako ściśle związane z dochodem wolnym od podatku, nie podlegały zaliczeniu do kosztów podatkowych z uwagi na uregulowania zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 58 ustawy o pdop. Takie stanowisko możemy znaleźć m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 5 grudnia 2007 r., nr IBPB3/423-116/CzP oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 23 czerwca 2008 r., nr IP-PB3-423-635/08-2/JG.

Wydatków na opracowanie wniosku o dotację unijną nie można kwalifikować jako związanych z kosztami realizowanej inwestycji sfinansowanej tą dotacją, które zwiększają wartość środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych powstałych w wyniku inwestycji. Co prawda ustawowy katalog wydatków wpływających na wartość początkową środka trwałego nie ma charakteru zamkniętego, nie mniej jednak do tej wartości można wliczać wyłącznie wydatki ściśle związane z nabyciem lub wytworzeniem takiego środka. A za takie nie można uznać wydatków poniesionych na opracowanie omawianego wniosku. W konsekwencji wydatki te nie mogą zwiększać wartości początkowej środków trwałych.

Nasze wydawnictwo stało na stanowisku, że wskazane wydatki, jako dotyczące całokształtu działalności podatnika oraz związane z funkcjonowaniem firmy, należy kwalifikować do ponoszonych w celu zachowania oraz zabezpieczenia źródła przychodów. Z tego względu podlegają one zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów niezależnie od tego czy w efekcie złożenia wniosku podatnik otrzyma omawianą dotację, czy też nie. Wydatki na opracowanie i udokumentowanie wniosku o dotację z funduszy unijnych stanowią zatem koszty pośrednie i jako takie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych z chwilą ich poniesienia.

Nie ma również podstaw do wyłączenia ich z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o pdof oraz odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 58 ustawy o pdop. Z powołanych przepisów wynika bowiem, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych przez podatnika z określonych w nich dochodów (przychodów) wolnych od podatku dochodowego. Tym samym omawiane uregulowania wyłączają z kosztów podatkowych wydatki bezpośrednio sfinansowane z otrzymanych dotacji. Nie wyłączają natomiast sfinansowanych z własnych środków wydatków dotyczących opracowania wniosku o dotację, które, jak już zaznaczyliśmy, są kosztami pośrednimi dotyczącymi funkcjonowania firmy.

Wobec powyższego koszty związane z opracowaniem i udokumentowaniem wniosku o dotację unijną, pomimo tego, że dotacja jest przychodem podatnika zwolnionym od podatku, stanowią koszty podatkowe podlegające rozliczeniu w kosztach firmy w momencie ich poniesienia.

Pod koniec ubiegłego roku pojawiły się pierwsze interpretacje przyznające podatnikom prawo do rozliczania tych wydatków w kosztach firmowych. Organy podatkowe zaczęły akceptować stanowisko podatników i przyjmować ich argumentację.

Wobec ilości wydanych interpretacji w tym zakresie, które są korzystne dla podatników, można stwierdzić, że mamy do czynienia z nową, utrwalającą się tendencją interpretacyjną. Potwierdzenie możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z opracowaniem wniosku o dotację unijną znajdziemy m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 4 lutego 2009 r., nr ITPB3/423-701/08/DK; Dyrektora Izby Skarbowej Katowicach z dnia 2 marca 2009 r., nr IBPBI/2/423-1230/08/PC; Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 10 marca 2009 r., nr ILPB1/415-1051/08-2/AA oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 kwietnia 2009 r., nr IPPB5/423-41/09-5/AS.

W artykule zostały omówione zasady powstania, funkcjonowania i ustania spółek kapitałowych w organizacji. Z chwilą zawarcia stosownej umowy powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) w organizacji. Natomiast z chwilą objęcia wszystkich akcji lub złożenia przez zarząd oświadczenia w formie aktu notarialnego o wysokości objętego kapitału zakładowego (minimum 50 000 zł) – powstaje odpowiednio spółka akcyjna (czyli S.A.) w organizacji. 

Spółka w organizacji ma na celu doprowadzenie do powstania właściwej spółki kapitałowej, zazwyczaj poprzez podjęte czynności przygotowawcze, np. pozyskanie pracowników czy nabycie określonych składników majątkowych. 

Istotą spółek w organizacji jest to, że nie są wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego. Spółka w organizacji działa pod własną firmą z dodatkiem „w organizacji”, z tym że dodatek ten używany jest wyłącznie na potrzeby obrotu prawnego, natomiast w umowie czy w statucie spółki nie oznacza się dodatku „w organizacji”. Co jest uzasadnione zasadą jawności działania przedsiębiorców. Spółki w organizacji mogą działać w obrocie gospodarczym i to samodzielnie, tj. we własnym imieniu i na własny rachunek. Posiadają bowiem status tzw. ułomnej osoby prawnej w rozumieniu art. 33¹ § 1 Kodeksu cywilnego, czyli jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, a w konsekwencji zdolność do czynności prawnej.

Spółka w organizacji jest przedsiębiorcą, z tym że niewpisanym do KRS. Natomiast konsekwencją nierejestracji w KRS jest niemożność udzielenia przez spółkę w organizacji prokury, bo ustanowić ją mogą tylko przedsiębiorcy wpisani do tego rejestru. 

Do ułomnych osób prawnych, z mocy przywołanego wyżej artykułu, stosuje się odpowiednio przepisy o osobach prawnych. Powyższe znajduje potwierdzenie w przepisach Kodeksu spółek handlowych, w myśl których do spółek w organizacji stosuje się odpowiednio, w zależności od typu spółki, przepisy dotyczące spółki z o.o. lub spółki akcyjnej. 

Ułomna osoba prawna wyposażona została przez ustawę w zdolność prawną, w zdolność do czynności prawnych i zdolność sądową – zarówno bierną jak i czynną. 

Zdolność prawna to zdolność do bycia podmiotem praw i obowiązków. Zdolność do czynności prawnych to zdolność do rzeczywistego posiadania konkretnych praw i obowiązków, czyli nabywania praw i zaciągania obowiązków własnym działaniem. Zdolność do czynności prawnych w przypadku interesujących nas jednostek organizacyjnych powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki z o.o., a w przypadku spółki akcyjnej – z chwilą objęcia wszystkich akcji lub złożenia przez zarząd oświadczenia w formie aktu notarialnego o wysokości objętego kapitału zakładowego. Przykładowo więc spółka w organizacji może nabyć na własność nieruchomość, wówczas w księdze wieczystej jako właściciel będzie wpisana spółka, a nie wspólnicy. 

Zdolność sądowa natomiast to zdolność do występowania przed sądem zarówno w charakterze strony powodowej jak i pozwanej. W pozwie przeciwko spółce w organizacji wpisujemy więc jako stronę pozwaną – nazwę spółki reprezentowaną przez zarząd albo pełnomocnika, o czym mowa poniżej. Spółkę z o.o. w organizacji czy spółkę akcyjną w organizacji może założyć także tylko jeden podmiot prawa, niemniej wyłącznym założycielem zarówno w przypadku jednej jak i drugiej spółki nie może być jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Nadto wspólną cechą tak spółki z o.o. w organizacji jaki i spółki akcyjnej w organizacji jest zakaz w czasie jej trwania rozporządzania akcją lub udziałem. Spółka w organizacji posiada nie tylko wyodrębnienie majątkowe, ale i organizacyjnę. Spółkę z o.o. w organizacji reprezentuje zarząd bądź pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników, z tym ograniczeniem, że w przypadku jednoosobowej spółki w organizacji jedyny jej wspólnik nie ma prawa jej reprezentacji. Powyższe ograniczenie nie dotyczy jednak czynności zgłoszenia spółki do rejestracji. Natomiast spółka akcyjna w organizacji jest reprezentowana przez zarząd, a jeśli nie został on jeszcze powołany, to przez wszystkich wspólników – założycieli działających łącznie, lub przez pełnomocnika ustanowionego jednomyślną uchwałą założycieli. Należy nadto pamiętać, iż spółki kapitałowe w organizacji, skoro nabywają prawa i zaciągają obowiązki, powinny stosować przepisy ustawy o rachunkowości i dokonać otwarcia ksiąg na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Nadto, jeśli zawiązanie spółki w organizacji nastąpi w drugiej połowie roku obrachunkowego, którym co do zasady jest rok kalendarzowy, wówczas zajdzie potrzeba także zamknięcia ksiąg finansowych i sporządzenia sprawozdania finansowego. 

Ewentualnie w umowie spółki można zastrzec, iż nastąpi połączenie ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego za ten okres z księgami rachunkowymi oraz sprawozdaniem finansowym za rok następny. Wówczas nie trzeba sporządzać sprawozdania finansowego i zamykać ksiąg rachunkowych. 

Nie ma zatem wątpliwości, że spółka kapitałowa musi zarejestrować się jako podmiot prawa podatkowego. W tym celu należy najpierw wystąpić do Głównego Urzędu Statystycznego z wnioskiem o nadanie numeru statystycznego REGON, a następnie do urzędu skarbowego o nadanie numeru identyfikacji podatkowej NIP. Uzyskanymi przez spółkę w organizacji numerami REGON i NIP będzie się również posługiwać powstała po wpisie do KRS właściwa spółka kapitałowa, oczywiście po aktualizacji. Natomiast nie będzie potrzeby rejestrowania spółki w organizacji jako podmiotu prawa podatkowego, jeśli spółka w organizacji nie zamierza aktywnie działać w obrocie, nabywać składniki majątkowe czy zatrudniać pracowników.

Spółka kapitałowa w organizacji może funkcjonować w obrocie prawnym maksymalnie przez 6 miesięcy. W tym terminie spółka w organizacji winna więc zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. Termin ten należy liczyć od dnia powstania danej spółki kapitałowej w organizacji. 

Może zdarzyć się, że w ogóle nie dojdzie do powstania spółki właściwej. Jeśli spółka w organizacji rozliczy się niezwłocznie ze swoimi wierzycielami i wspólnikami, nie ma potrzeby przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, a chwilą rozwiązania spółki jest zatwierdzenie przez zgromadzenie wspólników albo walne zgromadzenie sprawozdania likwidacyjnego. W przeciwnym wypadku, a więc gdyby nie doszło do natychmiastowego rozliczenia, spółka w organizacji jest likwidowana i przez okres likwidacji działa pod firmą „spółka w organizacji”¹. 

Okres trwania spółki w organizacji jest etapem pośrednim na drodze do powstania pełnoprawnej spółki kapitałowej. Z chwilą wpisu do KRS spółka w organizacji staje się spółką właściwą: spółką z o.o. lub spółką akcyjną i z mocy samego wpisu uzyskuje osobowość prawną. Spółki kapitałowe są bowiem osobami prawnymi. 

Spółka kapitałowa z chwilą wpisu do KRS wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki spółki w organizacji bez potrzeby dokonywania dodatkowych czynności. Niemniej nie oznacza to, że osoby działające w imieniu spółki lub jej wspólnicy (akcjonariusze) z chwilą wpisu nie ponoszą już odpowiedzialności za zobowiązania spółki w organizacji. Osoby, które działały w imieniu spółki, a więc zaciągnęły w jej imieniu zobowiązanie, nadal ponoszą odpowiedzialność za te zobowiązania solidarnie ze spółką. Natomiast wspólnicy czy akcjonariusze ponoszą solidarną odpowiedzialność z wyżej wymienionymi podmiotami, czyli ze spółką i osobami działającymi w imieniu spółki, ale tylko do wysokości wniesionego wkładu na pokrycie kapitału zakładowego, określonego w umowie spółki lub statucie. 

Przedmiotem wkładu do spółki kapitałowej nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy lub usług. Zatem wkładem do spółki kapitałowej mogą być wyłącznie rzeczy oraz prawa zbywalne (majątkowe). Tym samym, jeśli wspólnik czy akcjonariusz wniósł wkład w całości, zostaje uwolniony od wyżej wymienionej odpowiedzialności. Wynika to z istoty spółki kapitałowej, by kapitał zakładowy, a nie majątek osobisty wspólników, był źródłem zaspokojenia ewentualnych roszczeń względem spółki. Inaczej kształtuje się odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe. Dla tej odpowiedzialności nie ma znaczenia, czy wspólnik (akcjonariusz) wniósł cały wkład. 

Odpowiedzialność osób działających w imieniu spółki w organizacji wobec samej spółki ustaje z chwilą:

• zatwierdzenia ich czynności przez zgromadzenie wspólników – w przypadku spółki z o.o.;
•  zatwierdzenia ich czynności przez walne zgromadzenie – w przypadku spółki akcyjnej.

Należy z całą stanowczością podkreślić, iż powyższe wyłączenie odpowiedzialności nie dotyczy relacji wspólnik (akcjonariusz) – wierzyciel spółki, a tylko relacji wspólnik (akcjonariusz) – spółka. 

Tym samym wspólnicy muszą mieć na uwadze fakt, iż ich działania w okresie istnienia spółki w organizacji będą miały wpływ na sytuację w spółce właściwej.

 Źródło: www.eporady24.pl

·                     Można już odliczać VAT od samochodów z kratką

Wynika z tego, że firma, która kupi samochód typu kombi z homologacją ciężarową dla celów podatku dochodowego, musi traktować go, jak auto osobowe. Zatem w tym przypadku nie można zastosować jednorazowej amortyzacji. Przepisy, które jej dotyczą, nie pozwalają bowiem zaliczyć od razu do kosztów wartości samochodów osobowych. Nie będzie także możliwe skrócenie okresu amortyzacji poprzez zastosowanie degresywnej metody jej naliczania.Z punktu widzenia podatku dochodowego nadal korzystniej jest kupić samochód typu pickup, niż kombi z kratką. Wtedy bowiem jego wartość można od razu zaliczyć do kosztów, korzystając z jednorazowej amortyzacji. W czasie kryzysu gospodarczego nie zawsze jest to jednak istotne. Przyspieszona amortyzacja przynosi bowiem korzyści tylko firmie osiągającej dochód. Gdy ponosi ona stratę, nie ma sensu z niej korzystać, nawet gdy firma ma taką możliwość.

Dużo istotniejsze jest inne ograniczenie zawarte w przepisach o podatku dochodowym. Firma, która kupuje samochód osobowy droższy, niż 20 tys. euro, nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów amortyzacji od wartości początkowej samochodu osobowego przekraczającej tę kwotę. Przepisy nie pozwalają także na zaliczenie do kosztów podatkowych części składki na ubezpieczenie samochodu osobowego liczonej od wartości przekraczającej 20 tys. euro. Wysoki kurs euro powoduje jednak, że i te przepisy nie są tak istotne, jak jeszcze było przed rokiem.

Warto rozpatrzeć również sytuację podatników, którzy planują zakup samochodu używanego. W takim przypadku warto poszukać auta z homologacją ciężarową. Dzięki temu możliwe będzie odliczenie VAT z faktury zakupu oraz rozliczanie tego podatku zawartego w cenie paliwa.

Jednocześnie przy nabyciu auta z drugiej ręki nie są już istotne ograniczenia zawarte w przepisach o podatku dochodowym. Cena takiego samochodu nie będzie bowiem przekraczać 20 tys. euro. Ponadto można skrócić okres amortyzacji do dwóch i pół roku ze względu na to, że będzie to używany środek trwały. Przed kupnem takiego samochodu trzeba jednak sprawdzić, czy poprzedni właściciel nie zdemontował kratki i nie zmienił homologacji na osobową.

Źródło: www.msp.money.pl

Zasady przechowywania dokumentów księgowych są zawarte w art. 74 ustawy o rachunkowości. Ustawa nie zawiera zasad niszczenia dokumentów. Jak zrobić to profesjonalnie?

Zbiory dokumentów księgowych należy przechowywać przez okres określony w art. 74 ustawy o rachunkowości.

Tabela. Okres przechowywania dokumentów 

Okres przechowywania zbiorów dokumentów rozpoczyna się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.Jeżeli więc dokumenty pochodzące np. z 1993 r. nie dotyczą list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, ani nie są zatwierdzonymi sprawozdaniami finansowymi – można je zniszczyć. Należy to zrobić w taki sposób, aby dane w nich zawarte nie trafiły w niepowołane ręce. Może to bowiem stanowić zagrożenie np. dla tajemnicy handlowej firmy. Na rynku funkcjonują firmy profesjonalnie wykonujące usługi bezpiecznych zniszczeń dokumentów. Ponadto warto wykonać zniszczenie protokolarnie.• art. 152 (a) ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 69, poz. 596

• art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 57, poz. 466

• art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 77, poz. 649

Źródło: www.ksiegowosc.infor.pl